عناصر تحليل العمل
(1) المهمة أو الواجب
وهـو الجــزء من العـمل الـذي
يمكـن تحـديده مـن خلال النتائج التي تسعى للوصول إليها من خلاله وكذلك من خلال أهـدافه.
(2) العمل أو الوظيفة
*
وهـو مجـمـوعة المهام أو الواجـبات المتشابهة والمتماثلة التي يتم جمعها مع
بعـضها البعـض وتخـصص لـفـرد معـين يقوم بإنجازها .
(3) المركز الوظيفي
تحتاج بعـض الأعمال إلى شخص واحـد
لإنجـازها ، بيـنـمـا تحـتـاج أعمال أخرى الى أكثر من شخص يحتل أكثر من موقع
لإنجازها .
(4) وصف
العمل (الوظيفة)
وهـو عـبـارة عـن معـلومات مفصّلة
ومكتوبة عن العمل من حيث طبيعته وخـصائصه وواجـباته ومسـؤولياته وظـروفه البيئية
…. .
(5) وصف العامل (شاغل الوظيفة)
ويـتـضـمـن معـلـــومات مكــتـوبة
عــن مؤهلات الفرد من حيث قدراته العـلمية والفعـلية والصحـية والذهنية ومهاراته
ومعلوماته اللازمة لإنجاز العمل بكفاءة
خطوات تحليل العمل
(1) تحديد المعلومات المطلوبة
(2) جمع المعلومات المطلوبة
(3) تحضير الوصف الأولي للوظائف
(4) مراجعة الوصف الأولي مع المسؤولين والأفراد
(5) إعداد الوصف النهائي
(6) اعتماد الوصف الوظيفي
(7) إصدار وتعميم الوصف النهائي للوظائف
أولاً : تحديد المعلومات المطلوبة
ما هي نوع البيانات المطلوبة لتحليل العمل؟
مضـمــون العـمـل / الوظيفـة
المهام - النشاطات - قائمة
الاحداث المهمة – الواجبات - معايير الانجاز – الوظائف -
المستوى التنظيم
ثانياً : جمع المعلومات المطلوبة
يتم جمع المعـلومـات بطـرق
مخـتلفـة ومتنوعـة كل منها يجـب أن يتناسـب مـع نوع المعـلومات المطـلوبـة منهـا
..
1. المقابلة
يعــد أســلوب المقــابلات
الشـخـصـية من أكثر الأسـاليب شــيـوعا في
جـمـع البـيـانات المتعــلقة بتحـليــل العــمــل وذلـك لأنـه يتـيح التعـــرف عـلى جـمـيـع
جــوانـب الأداء الخـاصـة بالوظيفـة ، وجميع الجوانب السلوكية المتعلقة بسـلوك شـاغـل الوظيفـة ، ومن أنواعـهـا:
أ ـ المقــابـلات الفــرديـة
ب ـ المقــابلات الجـمـاعـيـة
2. الملاحظة
يعـتبر أســلوب الملاحـظـة
المبـاشـرة مـن أفضـل وسـائل جمـع بـيـــانات الـتحـليــل ، خـاصــة في الوظـــائف
الـتي تتـكـون من مجـمــــوعـة مـن الأنشــطـة البــدنـيـة التي يمكـن
مـلاحـظــتهـا وتســـجـيـلهـا ، مثـل أعـمــال الإنتــاج أو التجـمـــيـع
وغـيــرها مـن الأعـمـال البــدنيـة.
3. فـحـص السـجـلات
طبقـا لهـذا الأســلوب في جـمـع
البيـانات ، يعـطى شــاغـل الوظيفـة سـجـل لكـي يسـجـل فـيـه الأنـشـــطـة
الـيــومـيــة التي يـقــــوم بهـا وبنفس
التسـلسـل الزمـني للقيــام بهـا وبالتفصـيل ،وهـذا الأســلوب يوفـر صـورة كاملة عـن الأنشـطـة التى تتـكون
منهـا الوظيـفـة التى يـتـم تحـلـيـــلها ، خـاصـة إذا اتـبـع أســلوب المقـابلات
الشـخـصـية كأســلوب مكمـل للبيـانات.
4. نمـاذج الاسـتقصاء
طــبـقـا لهـذه الطـريقـة في جـمـع
البيـانات ، يقـوم شـاغـل الوظـيــفـة باسـتـيـفـاء نـمـوذج اسـتقصـاء يحـتــوي
عـلى عــدد مـن الأســئـلة المصـمـمـة مـسـبقـا ، بحـيـث تصــف واجـبــــات
ومســؤوليات شــاغـل الوظـيـفــة، وتعـتبـر من أكـثـر الطـرق اســتخـداما ، إلا
أنـه ينبغي عـلى أخصـائي التحـليـل أن يهتـم أولا بإعـداد القائمـة إعــدادا
جـيــدا .
ثالثا : تحضير الوصف الأولي
للوظائف
l
إعداد بيان خاص
بكل وظيفة على حدة .
l مراجعة المعلومات التي تم الحصول عليها .
l إعداد الوصف الخاص بكل وظيفة يشمل :
-
مسمى ورقم وموقع الوظيفة
-
الوصف العام للوظيفة: علاقاتها وارتباطها
والأدوات التي تستخدمها
-
واجبات الوظيفة (المهام التفصيلية)
-
مؤهلات شاغل الوظيفة
رابعاً: مراجعة الوصف الوظيفي
مراجعة الوصف مع كل من شاغـل
الوظـيـفة والمشــرف عـليه لاجراء أي
تـعــــديـل عـليهـا مـن ناحـيـــــة
ولاضــفـاء مـزيـــد مـن المصــداقية والثبات للوصف الوظيفي .
خامساً: اعداد الوصف النهائي
الوحدات الرئيسية ( الدوائر ): يتم وضع وصف
عام وأهداف رئيسية عريضة لكل وحدة أساسية في المنظمة .
الوظائف الاخرى : ويكون وضعها أكثر تفصيلا
وتحديدا ومرتبطا بالجانب التنفيذي المباشر .
سادساً: اعتماد الوصف الوظيفي
بعــد الانتهاء من الوصف النهائي
لكــل مــن الوحـــدات الاسـاســية والـوظـــائـف ، يـتـم عرضه على الادارة
العـليـا للاطلاع عليه ومن ثم اقراره واعتماده ليكون ملزما.
سابعاً: اصدار الوصف النهائي
للوظائف
يظـهــر الـوصــف الـنهــائي
للوظائف بالارقام المتسلسلة والتي تعكس طبيعة الوظيفة ومستواها الاداري
الأخطاء الشائعة في إعداد وصف الوظائف
·
عـدم
الانطــلاق من هـيكـل تنظـيـم اداري واقعـي .
·
عـدم
توحـيد وتعـريف المصطـلحات المسـتخـدمة في كتابة وصـف الوظـائف ، واسـتخـدام
عـبارات عامة وغـير واضـحة .
·
الخـلط بيـن
الوظـيـفـة والموظـف ، والاتجــاه الى وصــف ما يـقـوم بـه الموظــف الحالي
واعـتمــاد مؤهلاته .
·
ادخـال
تـفـاصـيـل الـمهـام العامة أو البديهيـة
والمشتركة بين كل الوظائف ضمن وصف كل وظيفة مما يؤدي الى الاطالة .
·
ادخال
التفاصيل المتعلقة بالاجراءات والنماذج
·
عدم تعميم وصف
الوظائف أو تعميم كل تطوير يطرأ عليه .
·
عـدم
اسـتشـارة ومـشـاركـة وكـسـب قـنـاعـة المسؤولين كلا فيما يخصه خلال عملية اعداد وصف الوظائف.
·
احداث
تغيير في وصف الوظائف دون دراسة كافة
النتائج المترتبة على ذلك .
·
عدم متابعة
تطبيق وصف الوظائف أو التعديلات التي تطرأ عليها بشكل جذري .
مـن الـذي يــديـــر الـمــوارد البـشــــريـة؟
هــل مـن الأفضـل أن يكـون
هـنــاك إدارة مسـتقـلة ومتخـصــصــة للمــوارد البشــرية؟
أم مـن الأفضــل أن تـتــرك لكـل
المـديرين التـنـفـيـــذييــن في مـواقـع عـمـلهم؟
إن الإجـابـة عـلى هـذا السـؤال
ليســت ســهـلة! وكل منظمـة هـى التي تسـتطيع أن تقـرر الصـورة التي تـلائم ظـروفهـا
وطبيعــة نشــاطهـا وكـذلك حـجــم العـمــل فيهــا.
إلا أننــا نــرى ضــرورة وجــود
تعـاون مشــترك بيـن إدارة الموارد البشـرية أيا كانت صــورتهـا أو وضـعـهـا ،
وبـاقي المـديـرين التـنـفـيــــذييــن في مـواقـعــهم.
وصف وتقييم الوظائف
مقدمة
•
نظرا لأن عـملية
وصــف الوظـــائف مرحــلـة أســاســيـة في أنشــطـة ادارة الـمـوارد البـشـرية ،
فانه من الاهميــة بـمـكــان اســتعـراض الاســتخــدامات المخـتـلفـة لبطاقات
الوصـف الوظـيفي .
وصف الوظائف أساس في عملية تخطيط
الموارد البشرية
q
يحـتـوي
تخـطيـط الموارد البشرية على أمـريــن :
-
تحـديــد نوعـيات
الافـراد المطلوبة للعـمـل
-
تحـديــد الاعــداد
المطـلوبة من كل نوعـيـة
-
إن تحـديـد نوعـية
الافراد نحـصل عـليها من واقع بطـاقات الوصف الوظـيفي التي تتضـمن في شـق منها مواصفات شاغـل الوظيفة .
وصف الوظائف أساس في عمليتي الاستقطاب
والاختيار
إن وضوح المواصفات المطلوبة في
شاغل الوظيفة يسهم في جعـل عـملية الاستقطاب أكثـر كفاءة حـيث تتجه ادارة الموارد
البشرية إلى المصادر الأكثر احتمالا .
إن تخـطـيـط الاخـتـيــار مـن
حـيـث أســـلوبـه وأدواتـه مـن اخـتـبارات شخـصـية وتحـريرية أو استخـدام
الاخـتبارات النفـســية سـوف يخـتـلف إلى
حـد بعـيــد بحـسب طبيعـة المواصفات المطـلوبة في شاغـلي الوظائف .
وصف الوظائف أساس في عمليات التدريب
في ضوء
البيانات المتضمنة في بطاقات الوصف عن واجبات ومسؤوليات الوظائف وأساليب الأداء وإجراءاته
، تتم عملية تصميم البرامج التدريبية المناسبة لإكساب الأفراد المهارات اللازمة
لحسن أداء العمل حسب ما هو في بطاقات الوصف .
وصف الوظائف أساس في عمليات الترقيات
إن الترقية هي في الأساس ترفيع
الموظف بنقله إلى وظيفة أعلى لها مسؤوليات أعلى ، ولكن بشرط توفر شروط شغل الوظيفة
الأعلى .
إن بطــاقة وصـف الوظـيـفـة التي
تحــدد صــــفات شــاغـلها تصــــبح أســـاس لـمـن تـتــوفــر فـيــه الشــروط بـدرجـــة أكـبـر .
وصف الوظائف أساس في عملية تقييم
الأداء
Ø
إن بطاقة
وصـف الوظيفة تتخــذ ابتـداء كأساس في تصمـيم نماذج تقييم الأداء باختيار عناصر
التقييم من بين ما يرد بها من معلومات عـن الوظيفة ومتطلباتها ، ثم تتخــذ أساس
ينسب إليه الأداء الفعـلي
للموظف لتقـديـر مدى كفاءته .
يعتبر وصف الوظيفة أساسا غير
مباشر لقرارات مثل منح العلاوة والمكافآت والنقل .
